プライバシーポリシー

株式会社HiPITは、システム開発・情報技術に関するコンサルティング・データ入力・デザイン・印刷・ホームページ開発・JAPHICマーク認証コンサルティングなどを行うに当たって、お客様、利用者並びに当社従業者の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識します。以下に示す個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言します。

1. 個人情報及び特定個人情報等は、受託した業務並びに従業者の雇用・人事管理上必要な範囲に限定して適切な手段で取得、提供します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。
2. 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報及び特定個人情報保護体制を継続的に向上します。
3. 当社が保有する個人情報及び特定個人情報等に関して適用される法令及びその他の規範を遵守します。
4. 当社は、個人情報及び特定個人情報等に関する苦情及び相談に、適切かつ迅速に対応いたします。
5. 社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新のIT技術動向を踏まえ、個人情報及び特定個人情報保護体制を適時･適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。

2015年4月1日（制定）
2023年4月1日（改訂）
株式会社HiPIT
代表取締役　矢口 功

株式会社HiPITは、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当社が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。

1. 個人情報及び特定個人情報等の利用目的
   • (1)当社が取扱う個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。

     個人情報	利用目的
     お取引先の個人情報	お取引先からの見積、発注、請求の実施に係る業務
     採用応募者の個人情報	採用選考のための面談についての連絡、採用選考の合否の連絡
     従業員の個人情報	人事労務管理
     お問い合せで取得した個人情報	お問い合せ対応
     受託業務にて取得した個人情報	受託業務における契約履行等

   • (2)当社が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。
   • (3)当社は個人関連情報を個人データとして取得しません。
2. 個人情報及び特定個人情報等の第三者提供
   • (1)当社は個人情報を業務遂行のため、及び、次の①～④を除き、第三者に開示又は提供いたしません。

     ①ご本人の同意がある場合

     ②法令などで認められた場合

     ③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

     ④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

   • (2)当社は特定個人情報等を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報等の提供はしません。
3. 個人情報の共同利用
   

   当社は取得後の個人データの共同利用は行いません。

4. 委託先等の管理

   当社は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当社と契約を締結した委託会社に預託することがあります。委託会社に対しては、適切な取扱い、管理および保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第1項の目的以外に利用することを禁止します。

5. 当社の個人情報保護の安全管理のために講じた措置
   • (1)基本方針の策定

     個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定

   • (2)個人データの取扱いに係る規律の整備

     取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定

   • (3)組織的安全管理措置

     個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備

   • (4)人的安全管理措置

     個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施

     個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載

   • (5)物理的安全管理措置

     個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施。個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施。

   • (6)技術的安全管理措置

     アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入。

6. 個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等手続きについて
   
   • (1)ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、第三者提供記録、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には誠実に対応いたします。
   • (2)お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認いたします。
   • (3)ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
   • (4)ご本人またはその代理人からの開示等の請求は、合理的期間内に回答させていただきます。

   【開示等の手続きの方法】

   • (1)下記の相談窓口までメール又は、お電話でご連絡ください。
   • (2)当社指定の「個人情報開示等申請書」を送付いたしますので、必要事項をご記入ください。
   • (3)当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
   • (4)代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。
   • (5)「個人情報開示等申請書」を郵送してください。
   • (6)「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その後破棄させていただきます。

   ＊特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行った上開示いたします。

   【「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法】

   「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、1,200円の送料をご負担いただきます。1,200円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。

7. 個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口

   お問い合わせ先

   株式会社HiPIT　個人情報相談窓口
   E-mail:contact@hipit.co.jp
   TEL:0422-27-2481
   FAX:0422-27-2481
   郵送:〒180-0004 東京都武蔵野市吉祥寺本町2-32-8

8. 認定個人情報保護団体について

   当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人JAPHICマーク認証機構の対象事業者です。

   個人情報に関する苦情・相談についてのお問い合わせはこちらをご確認ください。

   
   

   ※当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。

   　当社の認定審査機関は株式会社PICCです。

株式会社HiPIT　　　　代表取締役　矢 口　功
〒180-0004 東京都武蔵野市吉祥寺本町2-32-8